举报章程

第 1 条

介绍

1.      本文件（以下简称“SOP”）依据欧盟议会和理事会于 2019 年 10 月 23 日颁布的 2019/1937 号欧洲联盟指令——
关于依据欧盟法律保护举报人的相关义务予以制定与实施。

2.      本 SOP 旨在确保设立高效的内部举报机制，并保证该体系符合波兰国内及欧洲相关法律法规的要求。

3.      本 SOP 涵盖在 RWW HE Sp. z o.o.（以下简称“公司”）中，通过设立举报渠道及建立举报事项审查机制，以预防和消除违规行为的相关机制，确保防止举报人遭受潜在的报复行为。

第 2 条

定义

1.      凡本 SOP 中提及：

a.       举报人 – 指在与工作相关的情境下，发现并报告或公开披露违法行为的自然人，包括：

-        员工；

-        以非雇佣关系为基础提供劳动的个人，包括依据民事合同提供劳动的人员；

-        企业经营者；

-        工作人员；

-        法人实体或非法人组织的机构成员；

-        在承包商、分包商或供应商的监督和管理下提供劳动的个人；

-        培训生；

-        志愿者；

-        见习人员；

b.      内部报告 – 指向法人实体以口头或书面形式提交的关于违法行为的报告；

c.       外部报告 – 指向人权事务专员或公共权力机关以口头或书面形式提交的关于违法行为的报告；

d.      违法行为 – 指不符合法律规定或意在规避法律的作为或不作为，涉及：

-        腐败；

-        公共采购；

-        金融服务、产品和市场；

-        反洗钱与反恐融资；

-        产品安全与合规要求；

-        运输安全；

-        环境保护；

-        辐射防护与核安全；

-        食品和饲料安全；

-        动物健康与福利；

-        公共卫生；

-        消费者保护；

-        隐私及个人数据保护；

-        网络与信息技术系统安全；

-        波兰共和国国家财政、本地政府单位以及欧盟的金融利益；

-        欧盟内部市场，包括公共法律竞争、国家援助规则和企业税收；

-        适用于个人与公共机关之间关系、且不属于本项中其他领域的人身及公民宪法自由和权利；

e.       后续措施 – 指法人为评估所报告信息的真实性并防止所涉违法行为而采取的任何行动，尤其包括调查、启动检查或行政诉讼、公诉、资金追偿，或根据内部或外部举报及后续程序结案等措施；

f.        报复行为 – 指因举报或公开披露而引发的，在工作相关环境下发生的直接或间接作为或不作为，该行为侵犯或可能侵犯举报人的合法权益，或造成或可能造成对举报人无正当理由的损害，包括无正当理由对举报人发起的调查或诉讼。

g.       反馈 – 指向举报人提供的关于拟采取或已实施的后续措施及相关理由的信息；

h.      工作相关情境 – 涵盖在雇佣关系或其他作为开展工作、提供服务或在法人实体或其名义下履行职能基础的法律关系中，与工作提供有关的过去、现在或未来的行为，在此情境中获得有关违法行为的信息，且存在遭受报复风险的情况；

i.           公共权力机关 – 指最高及中央政府行政机关、地方政府行政机关、地方自治单位机关、其他国家机关，以及依法执行公共行政任务并有权就上述 d) 项所列领域采取后续措施的其他实体；

j.           被举报人 – 指在报告或公开披露中被指控实施违法行为或与违法行为实施者相关的自然人、法人或根据法律授予法人资格的非法人组织单位；

k.       协助举报人员 – 指在工作相关情境中协助举报人进行举报或公开披露的自然人，其协助情况不应被披露；

l.         与举报人有关联的人员 – 指根据 1997 年 6 月 6 日波兰《刑法》第 115 条第 11 款（2024 年法令第 17 号）规定，可能遭受报复性行为的自然人，包括举报人的同事或最亲近的人员；

m.    公开披露 – 指向公众披露有关违法行为的信息。

第 3 条

受理举报的授权机构

1.      公司指定的授权内部报告接收人为 Jolanta Neumann（职务：人力资源主管）。如报告涉及上述人员，则总经理有权代为行使其职权。

2.      第 1 款所述人员的职责包括：

a.    接收有关违法行为的报告；

b.    对报告进行初步审查并转交后续处理；

c.     指定调查委员会成员；

d.    联系举报人；

e.    提供反馈；

f.      负责报告的登记管理。

3.      报告登记资料应以电子形式保存，并应包含：

a.       报告编号；

b.      违法事项主题；

c.       用于识别举报人及被举报人身份所需的个人信息；

d.      举报人联系地址；

e.       报告日期；

f.        后续措施的相关信息（如有）；

g.       结案日期。

4.      第 1 款所述人员应根据有关违法行为的内部报告，在登记资料中作相应记录。

5.      内部报告登记资料中的个人数据及其他信息，应在相关后续措施完成或因该等措施引发的程序终止后，按照日历年度计算，自该年度结束之日起保留 3 年。

第 4 条

举报规则

1.      第 3 条第 1 款所述人员应以以下形式接收关于违法行为的举报：

a.       书面形式 – 电子方式 – 采用本规定附件 1 所载模板。举报内容应发送至邮箱：sygnalista.warsaw@raffles.com，并附举报人的通信地址或电子通信地址，作为“联系方式”使用；

b.      书面形式 – 邮寄方式 – 采用本规定附件 1 所载模板。举报信息应由至第 3 条第 1 款所述人员（接收人）接收，邮寄至公司地址： ul. Krakowskie Przedmieście 13, 00-071 Warsaw，并应附举报人的通信地址或电子通信地址，作为“联系方式”使用，并在信封上注明“专人送达”；

c.       口头方式 – 根据举报人的要求，在收到举报后 14 日内，由第 3 条第 1 款所述人员安排会议面谈，并对会议过程予以详尽记录。举报人在核实无误后，应在会议记录上签字确认。

2.      报告须特别涵盖以下内容：

a.       违法行为发生的日期及地点，或举报人知悉该行为发生的日期；

b.      违法行为发生时的具体情况或情节说明：

c.       被举报人的身份信息；

d.      违法行为目击者的身份信息（如有）；

e.       举报人掌握的所有可能有助于后续处理的证据及信息。

3.      举报受理后 7 日内，应向举报人发送受理确认通知，除非其未提供“联系方式”。

4.      匿名举报应以与具名举报相同的方式予以受理，具体参照上述第 1 款 (a)-(b) 项规定。但附录 1 所列模板不适用于匿名举报。

5.      匿名举报的内容应符合上述第 2 款的规定。

6.      经初步核查并完成举报登记后，第 3 条第 1 款所列机构应将举报移交调查委员会进一步处理。

7.      对于不属实的违法行为举报，将依据以下第 8 条依法追究刑事责任。

第 5 条

后续措施

1.    负责调查程序的内部机构为调查委员会，其人员构成如下：

a.       第 3 条第 1 款所述人员；及

b.      至少 1 名独立人员 – 此类人员可以包括公司外部人士。

2.    为开展调查程序，第 3 条第 1 款所述人员应指定至少 1 名独立人士，且其在正式履职前须签署保密及个人数据保护协议。

3.    调查委员会应采取措施，对举报内容进行审查，并确定该举报是否出于善意。

4.    若举报内容信息不足，第 3 条第 1 款所述人员应与举报人取得联系，进一步完善报告内容。

5.    如举报所涉信息不足且无法从举报人处获得补充信息，或经认定举报系出于恶意，则调查委员会应终止启动调查程序。

6.    调查委员会开展的各项工作均应详尽并透明地予以记录。尤其包括以下方面：

a.       会议记录 – 应于委员会每次会议后予以整理制作；

b.      电子往来通讯记录；

c.       访谈备忘录；

d.      照片资料。

7.    如调查委员会在调查程序中确认报告内容属实，则应制定包含相关报告，具体提出为整改现有问题、防止类似事件再次发生所需的建议及纠正和预防措施。

8.    由调查委员会编制的报告应提交公司管理委员会，由管理委员会对所提交的纠正措施计划进行评估，并决定予以批准、驳回或修订。

9.    第 3 条第 1 款所述人员应在确认收到内部举报之日起最迟 3 个月内，向举报人反馈后续措施的进展情况。

第 6 条

报复行为

1.      不得对举报人实施任何报复性手段，并严禁任何对其进行任何报复的企图或威胁。

2.      如举报人基于雇佣关系已履行、正履行或将履行工作职责，不得对其实施任何形式的报复手段，特别包括：

a.       拒绝与其确立雇佣关系；

b.      有通知或无通知解除雇佣关系；

c.       在试用期劳动合同终止后，未与其签订固定期限劳动合同或无固定期限劳动合同；在固定期限劳动合同终止后，未与其续签固定期限劳动合同或未签订无固定期限劳动合同；
——在举报人有合理依据预期该合同将予以订立的情况下；

d.      降低工作报酬；

e.       拒绝给予晋升或在晋升过程中故意将其排除；

f.        在发放除劳动报酬以外的工作相关福利时将其排除在外，或降低其所获福利水平；

g.       降职；

h.      暂停其承担的工作岗位或专业职责；

i.         将举报人所负责的工作职责移交给其他员工；

j.         对工作地点或工作时间安排作出不利调整；

k.       对其工作绩效作出负面评价，或对其工作表现发表负面意见；

l.         施加或采取纪律处分，包括财务处罚或其他性质类似的措施；

m.    强迫、恐吓或排斥；

n.      职场欺凌；

o.      歧视；

p.      不利或不公正待遇；

q.      取消其参加提升职业资格培训的机会，或在培训遴选过程中将其排除在外；

r.        非因正当理由，将其转介至医学检查（包括精神科检查）；但若相关法规另有规定可安排员工接受上述检查，则不在此限；

s.       通过正式或非正式的行业约定或协议，采取意在妨碍其未来在相关行业或领域就业的行为；

t.        财务损害，包括经济损害或收入损害；

u.      其他非物质性损害，包括对人格权的侵犯，尤其是对举报人良好声誉的损害。

3.      任何试图或威胁使用第 2 款所载手段的行为，亦属于针对举报或公开披露所采取的报复性行为。

4.      若相关工作或服务并非基于雇佣关系，而是以其它用于提供工作、服务或履行职能及义务的方式提供，无论属既往、当前或计划工作或服务，第 2 至第 3 款的规定应当相应适用，除非所提供工作或服务的性质，或所履行的职责与义务的性质，排除了对举报人采取相关行为的可能。

5.      若相关工作或服务并非基于雇佣关系，而是以其它用于提供工作、服务或履行职能及义务的方式提供，无论属既往、当前或计划工作或服务，均不得因举报或公开披露对其报复，亦不得出现任何试图或威胁采取此类报复性行为的情况，尤其包括以下情形：

a.       终止与举报人相关的合同关系，尤其是与商品销售、交付或服务提供相关的协议，包括撤回、终止该协议或未经通知的情况下解除协议；

b.      加设义务，或对权利资格的拒绝授予、限制或撤销，尤其包括各类执照、许可或豁免；

6.      因遭受报复措施而受到损害的举报人，有权依法获得损害赔偿，且金额不得低于中央统计局局长于“Monitor Polski”公布的上一年度全国经济用于养老基数的月平均工资，或获得相应的补偿。

7.      因举报人故意作出不实举报而导致受到损害的个人，有权依据法律向该举报人主张补偿或就其人格权受侵害主张损害赔偿。

8.      本款规定同样适用于协助举报人员及与举报人有关联的人员。

第 7 条

个人数据保护与隐私政策

1.      公司应当作为举报人个人数据、报告中涉及的其他人员个人数据以及在报告登记资料中收集的个人数据的控制方。

2.      举报人及报告涉及人员的个人数据，应当依据欧洲议会和理事会关于自然人在个人数据处理及数据自由流动方面的保护，并废止 95/46/EC 号指令（通用数据保护条例，“GDPR”）(EU) 2016/679 号，2016 年 4 月 27 日）的相关规定予以存储和保护。

3.      除非经举报人同意，任何能够识别举报人身份的个人数据不得向未经授权的人员披露。如因法律规定，须为配合公共机关开展的调查、法院进行的预备诉讼或公诉，包括为保障被举报人的辩护权，而必须且适度披露相关信息时，上述限制不适用。

4.      公司在接收举报后，应仅在受理该举报或实施必要后续措施所必需的范围内处理个人数据。

5.      公司应确保本举报操作规程以及因受理举报而开展的个人数据处理措施，能够防止任何未经授权人员获取举报内容所涉信息，并确保此举报人、被举报人及举报中提及的第三人身份的保密性。对能够直接或间接识别上述人员的任何信息，均应采取保密措施。

6.      唯有取得公司书面授权的人员，方可受理及核查内部报告，执行后续措施，并对第 3 款所述人员的个人数据进行处理。经授权人员在受理和核查内部报告、采取后续措施过程中所获悉的信息及个人数据，均应予以严格保密。即使其雇佣关系或为履行相关工作的其他法律关系终止，保密义务仍应持续有效。

7.      因受理报告而处理的个人数据，应自相关后续措施完成或因该措施启动的相关诉讼程序终止的所在日历年结束之日起，保留 3 年。

第 8 条

刑事责任

根据 2024 年 6 月 14 日《举报人保护法》（第 928 号法令）：

a.       凡以阻止他人进行举报为目的，阻碍或实际干扰他人行使举报权利的，依法可处以罚款、限制人身自由或者一年及以下有期徒刑（该法律第 54 条第 1 款）。

b.      行为人若对他人实施暴力、非法威胁或者欺骗，以实施第 1 款所述行为的，依法可处以 3 年及以下有期徒刑（该法律第 54 条第 2 款）。

c.       任何人对举报人、协助举报人员或者与举报人有关联人员实施报复行为的，依法可处以罚款、限制人身自由或者 2 年及以下有期徒刑（该法律第 55 条第 1 款）。

d.      对于第 3 款所列行为，行为人若有持续实施的情况，依法可处 3 年及以下有期徒刑（该法律第 55 条第 2 款）。

e.       任何人如违反本法相关规定，泄露举报人、协助举报人员或与举报人有关联人员的身份信息的，依法可处以罚款、限制人身自由或一年及以下有期徒刑（该法律第 56 条）。

f.        任何人在明知不存在违法行为的情况下实施举报或公开披露的，依法可予以罚款、限制人身自由或判处 2 年及以下有期徒刑（该法律第 57 条）。

第 9 条

外部报告

1.      举报人有权向人权事务专员或公共机关进行外部举报。

2.      人权事务专员与公共机关就其各自受理的外部举报中所涉及的个人数据，均为独立的数据控制者。

3.      外部举报的具体章程已在 2024 年 6 月 14日 颁布的《举报人保护法》（第 928 号法令）第 4 章中作出详细规定。

第 10 条

终章规定

1.      本 SOP 经公司按既定章程选出的员工代表协商后，已获批准。关于本 SOP 审批及协商事宜的声明，已载于本文件附录 2。

2.      如适用法规发生调整，人力资源部负责人应承担本 SOP 的执行、合规及修订等相关职责。

3.      本 SOP 自 2024 年 9 月 25 日起生效。

附录：

1)     举报模板：

2)     员工代表对协商过程及本 SOP 公告前批准情况的声明。