公益通報手順

第1条

はじめに

1.      本文書（以下「本SOP」）は、欧州連合法に基づく公益通報者の保護に関する、2019年10月23日付の欧州議会および欧州理事会のEU指令2019/1937に基づく義務に従って実施されます。
 

2.      本SOPは、国内の法律および欧州の法律に準拠する効率的な公益通報制度を社内で確保することを目的とします。

3.      本SOPは、公益通報窓口を開設し、報告を審査するための仕組みを確立しつつ、可能性のある報復措置に対する公益通報者の保護を確保することにより、RWW HE Sp. z o.o.（以下「当社」）における不法行為の阻止および排除を目的とする仕組みを対象とします。

第2条

定義

1.      本SOPにおいて毎度言及される次の用語は、以下を意味するものとします。

a.       公益通報者とは、業務に関連する文脈において知り得た法律違反を報告、または公的に開示する個人として理解されるものとします。たとえば以下の者が含まれます。

-       従業員

-       民法上の契約の下、雇用関係以外の形態で業務を提供する個人

-       起業家

-       提携者

-       法人機関、または法人格を有しない組織単位の構成員

-       請負業者、下請け業者、またはサプライヤーの監督および管理下で業務を提供する個人

-       研修生

-       ボランティア

-       見習い

b.     内部報告とは、法的機関に対して口頭または書面にて行われる法律違反に関する報告として理解されるものとします。

c.      外部報告とは、人権擁護官または公的機関に対して口頭または書面にて行われる法律違反に関する報告として理解されるものとします。

d.     法律違反とは、法律に準拠していない、または法律を回避することを意図した行為または不作為を意味し、以下に関連するものとします。

-       汚職

-       公共調達

-       金融サービス、金融商品、金融市場

-       マネーロンダリングおよびテロ資金供与対策

-       製品の安全性および要件への準拠

-       輸送の安全性

-       環境保護

-       放射線防護および原子力の安全性

-       食品と飼料の安全性

-       動物の健康と福祉

-       公衆衛生

-       消費者保護

-       プライバシーおよび個人データの保護

-       ネットワークおよびITシステムのセキュリティ

-       ポーランド共和国国庫、地方自治体、および欧州連合の金銭的利害関係

-       公法の競合規則および国家補助規制ならびに法人課税を含む、欧州連合の域内市場

-       個人と公的機関との関係に関連し、本小項目に記載した領域には関連しない、人類および市民の憲法上の自由および権利

e.       フォローアップ措置とは、特に調査、検査または行政手続きの開始、起訴、資金回収のための措置、または内部の通報およびフォローアップ手順に基づく、もしくは外部の通報およびフォローアップ手順に基づく手続きの終了などの方法により、法的機関が報告された情報の真実性を評価するため、および本文書で規定する報告された法律違反を防止するために取るあらゆる行為として理解されるものとします。

f.        報復措置とは、報告または公的開示によって引き起こされ、公益通報者の権利を侵害する、またはその可能性がある、もしくは公益通報者に対する不当な訴訟の提起を含む、公益通報者に不当な害を与える、またはその可能性がある業務関連の文脈における直接的または間接的な行為もしくは不作為として理解されるものとします。

g.       フィードバックとは、計画された、または実施されたフォローアップ措置に関して、および当該措置の理由に関して、公益通報者に提供される情報として理解されるものとします。

h.      業務関連の文脈とは、法律違反に関する情報が得られ、報復措置のリスクがある状況において、業務またはサービスを提供する、または法的機関において、もしくは法的機関に代わって職務を遂行する根拠となる雇用関係またはその他の法的関係に基づく業務の提供に関連する、過去、現在、未来の行為を対象とするものとして理解されるものとします。

i.           公的機関とは、最高・中央政府行政機関、地方政府行政機関、地方自治体の機関、法律に基づいて行政業務を行うその他の国家機関および事業体として理解されるものとし、上記小項目d）に示す事項においてフォローアップ措置を講じる能力を有するものとします。

j.           報告の対象となる者とは、報告または公的開示において、法律違反を犯した者として、または法律違反を犯した人物と関係のある者として言及される個人、法人、および法人格を有しないが法の下で法人格を付与された組織単位として理解されるものとします。

k.       報告を支援する者とは、業務関連の文脈における報告または公的開示において、公益通報者を支援し、その支援が開示されるべきではない個人として理解されるものとします。

l.         公益通報者と関係のある者とは、1997年6月6日付の刑法第115条第11項（2024年度法律官報第17項）が意味するところの範囲内にある同僚、または公益通報者に最も近い者を含み、報復措置を経験する可能性のある個人として理解されるものとします。

m.    公的開示とは、法律違反に関する情報を公に開示することとして理解されるものとします。

第3条

報告を受領する権限を有する機関

1.      当社に代わって内部報告を受領する権限を有する者は、Jolanta Neumann（役職：人事部長）とします。報告が当該人物に関するものである場合、ゼネラルマネージャーがその職務を実行する権限を有するものとします。

2.      第1項で言及される者の職務は以下の通りとします。

a.   法律違反に関する報告を受領する

b.   報告の一次審査を行い、今後のフォローアップのために関係部署へ転送する

c.    調査委員会のメンバーを指名する

d.   公益通報者と連絡を取る

e.   フィードバックを提供する

f.     報告記録簿を保管する

3.      報告記録簿は電子書式で保管し、以下を含めるものとします。

a.      報告書番号

b.     法律違反の主体

c.      公益通報者の個人データ、報告の対象となる者の身元確認が必要な場合、その人物の個人データ

d.     公益通報者の連絡先

e.      報告の日付

f.       フォローアップ措置に関する情報（必要に応じて）

g.      事案完了日

4.      第1項で言及される者は、法律違反に関する内部報告を元に記録簿への記入を行うものとします。

5.      内部報告の記録簿内の個人データおよびその他の情報は、関連するフォローアップ措置が完了した、または当該措置によって発生した手続きが終了した暦年の末日から3年間、保管するものとします。

第4条

公益通報の規則

1.      第3条第1項で言及される者は、以下の形式で法律違反に関する報告を受領するものとします。

a.      書面 – 電子書式 – 本文書の付属書1に含まれるテンプレート形式。報告はEメールアドレス（sygnalista.warsaw@raffles.com）宛に、公益通報者の通信アドレスまたは「連絡先」として使用される電子アドレスとともに送信されるものとします。

b.     書面 – 郵便形式 – 本文書の付属書1に含まれるテンプレート形式。報告は第3条第1項で言及される者（受領者）宛に、公益通報者の通信アドレスまたは「連絡先」として使用される電子アドレスとともに、封筒に「手渡し」と記載の上、当社の住所（ul. Krakowskie Przedmieście 13, 00-071 Warsaw）へ送付するものとします。

c.      口頭 – 公益通報者の要請により、口頭で報告を受けた場合、その受領から14日以内に、第3条第1項で言及される者は会議を開催し、その経緯の詳細を記載した議事録を作成するものとします。公益通報者は当該議事録を承認した後、署名するものとします。

2.      特に、報告には以下を含めるものとします。

a.      法律違反があった日付および場所、または公益通報者がその事象の発生に気づいた日付

b.     法律違反が発生した状態または状況の説明

c.      報告の対象となる者の身分証明

d.     違反を目撃した者の身分証明（必要に応じて）

e.      フォローアッププロセスに有用となり得る、公益通報者が保有するすべての証拠および情報

3.      報告の受領後7日以内に、公益通報者はその受領の承認通知を受けとるものとします。ただし、公益通報者が「連絡先」を提供しなかった場合はこの限りではありません。

4.      匿名の報告書は、上記第1項の小項目（a）〜（b）に言及される、実名で作成される報告書と同様の形式で受領されるものとします。ただし、付属書1に含まれるテンプレート形式には適用されません。

5.      匿名報告書の内容は上記第2項の規定に準拠するものとします。

6.      一次審査が実施され、報告記録簿への記入が済んだ後、第3条第1項で言及される機関は、当該報告を調査委員会に転送し、さらなる手続きを行うものとします。

7.      未発生の法律違反に関する報告を行うことは、下記第8条に言及される刑事責任の対象となります。

第5条

フォローアップ措置

1.    調査委員会は、調査手続きを行う権限のある内部機関であり、以下から構成されるものとします。

a.      第3条第1項に言及される者、および

b.     少なくとも1名の個人。このカテゴリーには当社以外の人物が含まれる場合があります。

2.    調査手続きを目的として、第3条第1項に言及される者は、少なくとも1名の個人を指名し、当該個人は調査手続きを開始する前に、極秘情報および個人データ保護契約に署名するものとします。

3.    調査委員会は報告の内容を検討し、当該報告が誠意を持ってなされたものであるかどうかを立証する措置を講じるものとします。

4.    報告に含まれる情報が不十分である場合、第3条第1項で言及される者は公益通報者に連絡し、報告の不足部分を補完させるものとします。

5.    調査委員会は、報告に含まれる情報が不十分であり、調査に必要な追加情報を公益通報者から得ることができなかった場合、または当該報告が悪意を持ってなされたものであることが立証された場合、調査を開始する権限を放棄するものとします。

6.    調査委員会の行為は、完全かつ透明な方法で記録されるものとします。これは特に以下に関するものが挙げられます。

a.      当該委員会の各会議後に作成される議事録

b.     電子通信

c.      面談の際のメモ

d.     写真記録

7.    手続きの過程で、報告が十分な根拠を持つものであることを調査委員会が確認した場合、当該委員会は、報告に含まれる既存の状況を是正するため、または同様の事象が今後発生するのを防ぐために取るべき是正措置および予防措置に関する推奨事項を含めた報告書を作成するものとします。

8.    調査委員会が作成した報告書は、当社の取締役会へ転送され、取締役会は提出された是正措置計画を評価し、その承認、拒否、修正を決定するものとします。

9.    フォローアップ措置の過程でのフィードバックは、内部報告の受領が承認されてから少なくとも3ヶ月以内に、第3条第1項で言及する者が公益通報者へ提供するものとします。

第6条

報復措置

1.      公益通報者は、いかなる報復措置、または当該報復措置のいかなる試みもしくは脅威の対象にもならないものとします。

2.      公益通報者が雇用関係に基づいて業務を提供していた、現在提供している、または将来提供する予定である場合、当該公益通報者に対していかなる報復措置も取らないものとし、この報復措置には特に以下のものが含まれます。

a.      雇用関係締結の拒否

b.     通知の上、または通知なしでの雇用関係の終了

c.      有期雇用契約、または試用期間付き雇用契約終了後の無期雇用契約の不成立、その他の有期雇用契約の不成立、有期雇用契約終了後の無期雇用契約の不成立。
- 当該契約が締結されることを合理的に考えられる根拠を公益通報者が持っていた場合

d.     労働報酬の削減

e.      昇進の保留、または昇進の見送り

f.       報酬以外の業務関連手当の見送り、または当該手当の減額

g.      降格

h.     従業員または専門職の職務停止

i.        公益通報者が担当する職務の他の従業員への移管

j.        職場または労働時間スケジュールの不利な変更

k.      業績の否定的評価または業務に関する否定的意見

l.        金銭的制裁を含む懲戒処分の賦課または実施、あるいは同様の性質を持つ措置

m.   弾圧、脅迫、除外

n.     いじめ

o.     差別

p.     不利な、または不公平な扱い

q.     専門的適性を向上させるための研修への参加保留、または選抜からの除外

r.       精神科診察を含む健康診断への不当な紹介。ただし、当該従業員をそのような診断に紹介するという選択肢について、別途規則が定められている場合は除く。

s.      非公式または公式の部門別または業界別の協定に基づき、特定の部門または業界において、将来仕事を得ることが困難になることを目的とした行為。

t.       経済的損失または収入の損失を含む金銭的な損失

u.     個人の権利の侵害、特に公益通報者の良好な評判の侵害を含む、非物質的なその他の損害

3.      報告または公的開示に対する報復措置はさらに、第2項で定義される措置を使用するあらゆる試みまたは脅威を含むものとします。

4.      雇用関係以外の業務またはサービスを提供するため、もしくは雇用関係以外の職務または義務を遂行するために使用される基準に基づいて業務またはサービスが提供された、提供されている、もしくは提供されることになる場合、第2〜3項の規定がこれに応じて適用されるものとします。ただし、提供される業務またはサービス、遂行される職務または義務の性質が、公益通報者に対する当該措置の適用を除外する場合を除きます。

5.      雇用関係以外の業務またはサービスを提供するため、もしくは雇用関係以外の職務または義務を遂行するために使用される基準に基づいて業務またはサービスが提供された、提供されている、提供されることになる場合、報告または公的開示は報復措置または当該報復措置を採用する試みまたは脅威を引き起こしてはなりません。これらには、特に以下が含まれます。

a.      公益通報者が当事者である契約の終了、特に商品の販売または配送、もしくはサービスの提供に関する契約の終了、当該契約からの脱退、または通知なしの契約終了。

b.     義務の賦課、または権限付与の拒否、その制限または取り消し（特にライセンス、許可、または減免において）

6.      報復措置が取られた公益通報者は、中央統計局長がポーランド共和国官報「Monitor Polski」に退職金目的で公表した、前年の国民経済における平均月給を下回らない金額の損害賠償、または補償を受ける権利があるものとします。

7.      公益通報者によって虚偽情報が故意に報告されたことで被害を受けている者は、個人の権利の侵害により補償または損害賠償を受ける権利があり、これは当該報告を行った公益通報者によって支払われるものとします。

8.      本項の規定は、報告を支援した者、および公益通報者と関係のある者に対して相応に適用されるものとします。

第7条

個人データ保護とプライバシー

1.      当社は、公益通報者の個人データ、報告内で言及されたその他の人物の個人データ、および報告記録簿に収集された個人データの管理者であるものとします。

2.      公益通報者の個人データおよび報告の対象となる者の個人データは、個人データの処理に関する個人の保護、および当該データの自由な移動、ならびに指令95/46/ECの廃止に関する2016年4月27付の欧州議会および欧州委員会の規則（EU）2016/679（「GDPR」）の規定に従って、保管および保護されるものとします。

3.      公益通報者の身元が特定できる公益通報者の個人データは、当該通報者が開示に合意しないかぎり、権限のないいかなる者にも開示してはなりません。ただし、当該開示が、報告の対象となる者の防御権を保証する目的を含め、公的機関が行う調査もしくは裁判所が行う予備手続きまたは訴追に関連して満たすべき、法律に基づく必要かつ相応の義務である場合は例外とします。

4.      報告の受領後、当社は当該報告を承認するため、または（該当する場合）フォローアップ措置を講じるために必要な範囲で、個人データを処理するものとします。

5.      当社は、本公益通報SOPおよび受領された報告に伴う個人データの処理が、権限のない者による当該報告に含まれる情報へのアクセスを防止するものであり、公益通報者、報告の対象となる者、および本書に記載されている第三者の身元の極秘性が保護されることを保証するものとします。極秘保持措置は、直接的間接的を問わず、当該人物らの身元を確認するために使用される可能性のある情報に適用するものとします。

6.      当社からの書面による許可を得た者のみが、内部報告を受領および検証し、フォローアップ措置を取り、第3項で言及される者の個人データを処理することができるものとします。許可された者は、内部報告の受領および検証中、ならびにフォローアップ措置中に入手した情報および個人データを秘密に保持し、さらに当該業務を行った雇用関係およびその他の法的関係の終了後も、これらを秘密に保持するものとします。

7.      受領した報告に関連して処理された個人データは、関連するフォローアップ措置が完了した、または当該措置によって発生した手続きが終了した暦年の末日から3年間、保管するものとします。

第8条

刑事責任

2024年6月14日付の公益通報者保護法（法律官報第928号）に基づき、

a.       他の者が報告を行うことを妨げる目的で、当該人物による報告を妨げたり、著しく妨害したりするいかなる者も、罰金、自由の制限、または1年以下の懲役に処せられるものとします（同法第54条第1項）。

b.      第1項(a)で言及する行為の加害者が、他の者に対して暴力、不法な脅迫、または詐欺を働いた場合、当該人物は3年以下の懲役に処せられるものとします（同法第54条第2項）。

c.       公益通報者、報告を支援する者、または公益通報者と関係のある者に対して報復措置を取った者はいずれも、罰金、自由の制限、または2年以下の懲役に処せられるものとします（同法第55条第1項）。

d.      第3項(c)で言及する行為の加害者が、その行為を継続した場合、当該人物は3年以下の懲役に処せられるものとします。（同法第55条第2項）。

e.       同法の規定に反して、公益通報者、報告を支援する者、または公益通報者と関係のある者の身元を開示した者はいずれも、罰金、自由の制限、または1年以下の懲役に処せられるものとします。（同法第56条）。

f.        法律違反が行われていないことを知りながら報告または公的開示した者はいずれも、罰金、自由の制限、または2年以内の懲役に処せられるものとします（同法第57条）。

第9条

外部報告

1.      公益通報者は、人権擁護官または公的機関への外部報告を行う権限を有するものとします。

2.      人権擁護官および公的機関は、受領したそれぞれの外部報告に含まれる個人データについて、それぞれ別の管理者であるものとします。

3.      外部報告の詳しい手順は、2024年6月14日付の公益通報者保護法第4章に記載されています（法律官報第928号）。

第10条

最終条項

1.      本SOPは、当社規定の手順に従って選出された従業員代表者との協議を経た上で承認されました。本SOPの承認および協議の実施に関する宣言は、本書の付属書2に含まれています。

2.      人事部長は、本SOPの実施、順守、および適用される法令に変更が生じた場合はその更新に責任を有するものとします。

3.      本SOPは、2024年9月25日に発効します。

付属書：

1）    公益通報報告書テンプレート

2）    本SOP公示前の協議の実施、および本SOPの承認に関する従業員代表による宣言。